Esse artigo aborda um obstáculo que muitas pessoas enfrentam no caminho do sucesso - a melhor forma de utilizar as 168 horas que elas têm disponíveis a cada semana.

Na minha experiência desde 1997 na indústria do desenvolvimento pessoal, a capacidade de gerir o tempo é um fator chave em como alguém é bem-sucedido. Por volta de 2002 eu desenvolvi um método que usei com todos os meus clientes executivos e de coaching de negócios para ajudá-los a gerenciar seu tempo de forma eficiente e alcançar excelentes resultados. Na verdade, um cliente era o diretor de uma empresa que registrou lucros recordes por dois anos consecutivos e aparecia no Sunday Times como uma das 100 melhores empresas para se trabalhar.

Há dois fatores essenciais relacionados com a gestão do tempo. Primeiro como você gasta o seu tempo no trabalho e, em segundo, como você lida com as inevitáveis distrações. Vamos ver um de cada vez.

Como você gasta seu tempo?

Em torno de 2001 eu estava trabalhando com o diretor de uma empresa de música, aonde cerca de 60% dos lucros da empresa vinham de 10 artistas. Ele disse que passava cerca de 25% do seu tempo focado nesses 10 artistas, e que, de forma ideal, deveria gastar 45% do seu tempo com eles. Ele disse que o impacto sobre os lucros se mudasse as suas prioridades de tempo seria em torno de 10 a 20%. Como resultado desses números, a sessão de coaching tornou-se uma questão de discutir como liberar tempo suficiente para alcançar os resultados que ele queria. Ao mesmo tempo, participei de um excelente curso de vendas no Instituto de Diretores dirigido por Bruce King (www.bruceking.com). Ele perguntou à plateia de 100 vendedores (para quem tempo é dinheiro) quanto tempo eles desperdiçavam ou permitiam que outras pessoas o fizessem por eles. A resposta média foi cerca de 35 a 40%. (Eu posteriormente repeti esse exercício com o meu próprio público e a média foi similar).

A partir dessas situações e de outras semelhantes, desenvolvi um processo simples que envolve:

• fazer uma lista das suas atividades de trabalho.
• observar quantas horas você trabalha em uma semana típica, e quantas horas você gasta em cada uma dessas atividades.
• observar quantas horas você trabalhou idealmente (e realisticamente) em cada semana, e quantas horas você idealmente gastaria em cada uma dessas atividades.
• examinar as diferenças entre o presente e o ideal.
• fazer as mudanças correspondentes.

Para muitos clientes e participantes do curso, esse exercício é uma revelação, mostrando claramente como a gestão do tempo deles funciona (ou que geralmente não funciona). Se fizer esse exercício, que normalmente leva 15 minutos, você vai ter ideias sobre o que mudar. A questão torna-se então "como faço as mudanças que eu quero fazer?"

Fazendo mudanças na sua gestão do tempo

Existem várias abordagens. Um conceito chave é ligado a um dos "7 hábitos das pessoas muito eficazes de Stephen Covey", a saber, primeiro as coisas mais importantes. Considere a seguinte matriz:

Muitas pessoas gastam tempo fazendo tarefas que se enquadram nos quadrantes III e IV, ou seja, tarefas que não são importantes. As pessoas bem-sucedidas geralmente não fazem isso e irão fazer tarefas principalmente do quadrante I. Covey descobriu que as pessoas altamente bem-sucedidas gastam suficiente tempo fazendo tarefas do quadrante II onde existem menos tarefas do que no quadrante I - eles parecem prever o jogo. Como exemplo, o executivo da empresa de música almoçar com os agentes dos artistas principais pode ser uma tarefa do quadrante II. Então, por favor, decida você mesmo quais são as suas tarefas do quadrante II, e passe suficiente tempo fazendo-as.

Um dos meus favoritos surgiu depois de ouvir inúmeros clientes lamentando os "vampiros do tempo": aquelas pessoas que pedem a sua ajuda (ou seja, o seu tempo) no trabalho, quando na verdade elas estão apenas sendo preguiçosas, querendo que você raciocine por elas. Embora você possa querer ser uma pessoa útil, muitos clientes e participantes dos cursos relatam que se eles puderem fazer com que o "vampiro do tempo" espere, isso irá levá-lo a encontrar a sua própria solução ou ele irá pedir para alguém. Ligado a isso, especialmente se você é gerente, é pedir que a sua equipe lhe traga soluções, não problemas. Incentive-os a pensar por eles mesmos.

Outras dicas importantes são:

• tenha um plano mestre para fazer a lista, e faça a lista para o 'dia seguinte' antes de sair do escritório, de modo que você possa começar o dia seguinte com “o pé direito”.
• priorizar essa lista e fazer em primeiro lugar as tarefas com a maior prioridade.
• planeje o seu dia por intervalos de tempo (por exemplo: 8,30: entrevista; 9.00: reunião de vendas; 9,45: fazer o relatório, etc.
• se você costuma sofrer interrupções inesperadas, então elas não são inesperadas! Leve em conta as interrupções na sua programação diária.
• esteja 'não perturbe' durante certos períodos, especialmente quando você tem tarefas importantes a serem feitas.
• mantenha uma lista do que você já realizou para ajudar a motivá-lo.
• seja disciplinado.
• pergunte a si mesmo se ‘não estou assumindo coisas demais’?

Resumo

Essas simples dicas irão ajudá-lo a se tornar mais eficiente no trabalho. Além disso, esses princípios podem ser aplicados na sua vida em geral. O exercício de gestão do tempo no local de trabalho pode ser feito na sua vida - como você gasta atualmente as suas 168 horas por semana, como você gostaria de gastá-las e que mudanças você iria fazer?

O artigo original "Taking control of your time" encontra-se no site: www.thelazarus.com